Competence Management
Die Anforderungsmerkmale von Positionen systematisch zu analysieren und die Kompetenzen der Mitarbeiter daran zu spiegeln, ist ein wesentlicher Baustein des modernen Human Resources Managements. Sowohl die Etablierung eines Fachkarrieremodells als auch die alltägliche Personalentwicklung basieren darauf.
Das Institut für Personalforschung hat ein speziell auf mittelständische Unternehmen ausgerichtetes "Competence Management System" (CMS) als IT-Tool entwickelt, mit dem Kompetenzen systematisch erhoben und entwickelt werden können.
Die Software zielt darauf ab, die Kompetenzen der Mitarbeiter/innen zu erfassen und mit den Anforderungen der Funktion (bzw. verschiedener, auch zukünftiger Funktionen) abzugleichen. Auf diesem Weg werden Entwicklungs- und Bildungsbedarfe individuell wie global abgeleitet. Zugleich kann damit die Nachfolge- und Karriereplanung systematisiert werden. All diese Funktionalitäten tragen den steigenden Anforderungen an ein modernes Human Resource Management in Zeiten eines steigenden Fachkräftemangels Rechnung. Zugleich bietet das Competence Management System zahlreiche vom Qualitätsmanagement geforderte Bausteine der Mitarbeiterförderung.
Die Funktionalitäten des Competence Management Systems
1. Definition aller relevanten Kompetenzen: Fachkompetenz, Methodenkompetenz, Sozialkompetenz, Individualkompetenz, Führungskompetenz. Die Fachkompetenz wird bereichsspezifisch erfasst. Die anderen Kompetenzdimensionen werden global, also unternehmensweit erarbeitet und bieten damit ein universell nutzbares und auf die Unternehmenskultur abgestimmtes Kompetenzraster.
2. Definition der funktionsbezogenen Aufgaben (Stellenbeschreibung), um für Mitarbeiter/innen und Unternehmen eine hohe Transparenz bezüglich der wahrzunehmenden Aufgaben und Zielsetzungen der Stelle zu ermöglichen.
3. Definition der funktionsbezogenen Kompetenzmerkmale und Erstellung von Anforderungsprofilen (auf einer Skala von 1 bis 6).
4. Definition der Mitarbeiterkompetenzen (auf einer Skala von 1 bis 6), um personenbezogen die Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erfassen.
5. Erfassung von wesentlichen funktions- und mitarbeiterbezogenen Daten für die Nachfolge- und Karriereplanung: z.B. voraussichtliches Austrittsdatum, Basis-Qualifikation, Maßnahmen in der Personalentwicklung (z.B. Seminare) etc.
Das Competence Management System ist kein Bewertungssystem für die Führungskraft. Die Stellenbeschreibung sowie Kompetenzen (Ist und Soll) werden von Mitarbeiter und Führungskraft gemeinsam entwickelt und im jährlichen Mitarbeitergespräch besprochen bzw. aktualisiert. Die in den meisten Unternehmen vorhandenen Gesprächsroutinen können dafür genutzt werden. Das IT-Tool selbst wird in der Personalabteilung gepflegt. Führungskräfte und Mitarbeiter erhalten als PDF generierte Reports, die unterschrieben und in der Personalakte abgelegt werden können.
6. Durchführung von Reports, damit Bildungsbedarfe zentral eruiert und in maßgeschneiderte Trainingsangebote weiterverarbeitet werden können. Dies führt in der Regel zu kostenreduzierenden Effekten in der Personalentwicklung.
Funktionsbezogen können mit einem Klick die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil einer Position abgerufen werden. Dies erleichtert die Administration bei Personalmarketing und Recruiting wesentlich.
Personenbezogen können Kompetenzübersichten erstellt werden, die sowohl die Stärken als auch die Entwicklungsbedarfe des Mitarbeiters (unterstützt durch Ampelfarben) illustrieren. Führungskräfte und Personalabteilung können damit die Aufgaben der Mitarbeiterförderung individuell systematisieren und verfeinern. Die Praxis zeigt, dass alleine der Dialog über Kompetenzen für Führungskraft und Mitarbeiter wichtige Impulse liefert.
Die Daten können jederzeit in andere Formate (z.B. Excel) überführt und für zahlreiche personalpolitische Zwecke, mit der gebotenen Vertraulichkeit, genutzt werden.
Funktionalität
Die Funktionalität des Systems ermöglicht die Verwaltung und Verknüpfung von Mitarbeiter-Kompetenzen und Funktions-Anforderungen. Diese Funktionalität liefert bei der Zukunfts-Planung, Nachfolgerregelung und beim MA-/Positions-Matching wichtige Informationen. Eine Systemdokumentation wird derzeit erstellt.
Plattform und Programmierung
Das System ist mit MS-Access 2003 entwickelt worden und läuft problemlos unter MS-Access 2007. Für den produktiven Einsatz wird das System in zwei Dateien, "Screens" und "Daten" (beide .MDB Dateien), aufgeteilt. Auf diese Weise können Daten gesichert und Funktionalität geändert werden, ohne sich gegenseitig zu stören. Bei der Aktivierung eines Passwortschutzes kommen weitere (Sicherheits-) Dateien (.MDW) hinzu.
Für die Entwicklung sind hauptsächlich MS-Access Standard-Komponenten eingesetzt worden (z.B. MS-Access Abfragen, Formulare und Berichte). Die einzige verwendete Programmier-Sprache ist (für einige Komponenten) MS-Visual Basic (VBA), die gleiche Sprache wie bei MS-Word und MS-Excel. Es werden keine externe Funktionen (z.B. DLL oder OCX) eingesetzt oder aufgerufen.
Für den Export von Berichten als PDF-Dateien ist ein PDF-Druckertreiber, z.B. Adobe Acrobat (falls nicht schon vorhanden), erforderlich.
Sicherheit und Datenschutz
Die Anwendung bzw. die Daten können (bei Bedarf) verschlüsselt und mit (MS-Access-) Passwortschutz versehen werden.
Bei einem lokalen Einsatz (für z.B. bis zu fünf Benutzern) kann eine bestehende LAN-Sicherheit eingesetzt werden. Hier legt man einen spezifischen, Passwort-geschützten Netzwerk-Ordner an und legt die Dateien (Screen-mdb und Daten-mdb) dort ab. Auf diese Weise setzt das System auf schon existierenden Sicherheitsstrukturen auf.
Bei einem lokalen/begrenzten Einsatz kann das System in bestehende Datenschutz-Strukturen integriert werden: z.B. Ablage in einem Netzwerk-Ordner, in dem die Zugriff rechte auf diesem Ordner datenschutzmäßig für schon vorhandene Benutzer gesichert bzw. genehmigt sind.
In der Entwicklungsphase, die spezifisch für Ihr Unternehmen stattfindet, besitzt das System nur ein Benutzerprofil, aber - bei Bedarf - können spezifische Benutzerrechte im System extra vergeben werden: z.B. indem gewisse Masken oder gewisse Daten für gewisse Benutzer entweder nicht zugänglich oder nicht veränderbar sind.
Backup
Für die Sicherung der Daten ist empfehlenswert, das System in ein Verzeichnis abzulegen, in dem eine tägliche Sicherung (aller Dateien) bereits stattfindet. Auf diese Weise entsteht für das Backup-Verfahren kein Zusatzaufwand.
Falls benötigt, können auch weitere Sicherungs- und Backup-Mechanismen eingeführt werden: z.B. auf Wunsch alle Daten zu einem spezifischen Zeitpunkt in eine Zip-Datei sichern (Snapshot der Daten).
Datenaustausch / Datenredundanz
Das System kann bei Bedarf über Standard-MS-Office Mechanismen sowohl Daten importieren als auch exportieren. Die Daten können über bestehende oder über speziell entwickelte Abfragen und Berichte in eine Reihe von Formaten (PDF, CSV, XLS, u.a.) exportiert werden.
Erforderliche Funktionalität kann (auf einfache Weise) entwickelt werden, um den Datenaustausch mit anderen Systemen zu ermöglichen. Auf diese Weise können Daten-Redundanz und Doppelerfassung auf ein Minimum reduziert werden. Nach der Entwicklung von Austauschkomponenten können diese Mechanismen von einem verantwortlichen Benutzer (Superuser) bedient bzw. gepflegt werden.
Archivierung / Transparenz
Zu jeder Zeit können Snapshots der Datenbank (.MDB) gesichert werden. Schlüsselberichte (z.B. "Übersicht") können systematisch als PDF abgelegt werden und ausgedruckt und – soweit gewünscht – als Hardcopy in der Personalakte dokumentiert werden. Möglicherweise kann ein solches Vorgehen erhöhte Transparenz für den einzelnen Mitarbeiter bringen.
Kosten
Die Kosten zum Implementierung des Systems sind bewusst auf mittelständische Unternehmen hin konzipiert, die in der Regel über kein üppiges Budget für das Human Resources Management verfügen.
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